Cette question me trotte dans la tête puisque dernièrement, j’ai fait des demandes par courriel à la municipalité en demandant un accusé réception de mon message certains sont demeurés sans réponse. Sans doute que mon courriel est allé dans les courriels “indésirables”. Ça arrive à tout le monde!
La plupart des citoyennes et citoyens doivent communiquer avec leur municipalité un jour ou l’autre par courriel. C’est d’ailleurs un excellent moyen de communication puisqu’on peut le faire durant la journée sans avoir à se déplacer à l’hôtel de ville. D’ailleurs, ne vous rendez par à l’hôtel de ville de North Hatley sur l’heure du midi, c’est fermé. Mais croyez-moi, ce n’est pas seulement l’hôtel de ville de North Hatley qui fonctionne sur cet horaire! Est-ce par habitudes car ce n’est pas très pratique pour les citoyennes et citoyens car la plupart des travailleuses et travailleurs sont libres sur l’heure du midi pour gérer leur paperasse.
Afin de trouver une réponse à ma question relative aux délais raisonnables auxquels on peut s’attendre d’une réponse à un courriel envoyé à la municipalité, j’ai posé la question à notre fameux ChatGpt et voici sa réponse :
——————————————————————————————————————————————————————Au Québec, il n’existe pas de délai légal spécifique pour qu’une municipalité réponde à un courriel avec accusé de réception, sauf si la demande entre dans le cadre d’une demande formelle d’accès à l’information (dans ce cas, le délai est de 20 jours ouvrables, prolongeables à 30). Toutefois, dans un contexte normal de communication citoyenne, les bonnes pratiques administratives recommandent :
Délai raisonnable pour accusé de réception
- 24 à 72 heures ouvrables sont considérés comme un délai raisonnable pour accuser réception d’un courriel.
- Certaines municipalités le font automatiquement via un message automatisé.
Réponse complète au contenu du courriel
- Pour une réponse substantielle (ex. : une décision, un suivi, un renseignement), un délai de 5 à 10 jours ouvrables est en général considéré raisonnable, selon la complexité de la demande.
En cas de silence prolongé
Si la municipalité ne répond pas :
- Tu peux envoyer un rappel courtois après 3 à 5 jours ouvrables.
- Si la demande est importante (ex. : liée à tes droits, à une plainte, à un litige), tu peux envisager de l’envoyer aussi par courrier recommandé pour preuve.
Attention, Chatgpt ne détient pas la vérité. Cependant, il permet de se donner une idée sur le sujet. Prenez le temps de faire vos recherches sur le sujet.
J’ajouterais que si vous avez fait une demande d’accès à l’information en bonne et due forme et que vous n’avez pas obtenu de réponse 30 jours plus tard, vous pouvez consulter le site web de la commission d’accès à l’information pour y obtenir de l’aide.
Évidemment, les municipalités ont beaucoup de courriels à traiter. C’est donc normal de ne pas toujours avoir une réponse immédiate. Il faut faire preuve de patience! Cependant, il ne faut pas non plus abuser des excuses pour justifier des délais déraisonnables.
