Évidemment, personne ne veut vivre une telle situation. C’est inacceptable de la part de toute organisation. Afin de bien comprendre l’impact, voici un petit scénario montrant l’ampleur des impacts financiers et fiscaux et fiscaux. Attention, je ne suis pas comptable alors vous pouvez contre-vérifier mon exemple pour vous assurer de son exactitude.
SCÉNARIO FICTIF
Imaginons que vous fassiez appel à un service de tonte de gazon pour votre entreprise. En 2019, votre facture de tonte de gazon s’élève à 20 000$ exactement. Vous faites donc votre budget 2020 avec une dépense prévue de 20 000$ basé sur l’année précédente avec une augmentation annuelle raisonnable de 5%.
Réel 2019 : 20 000$
Budget 2020 : 20 000$x1,05% = 21 000$
En 2020, la compagnie qui tond votre gazon est vendue à de nouveaux propriétaires. À la fin de votre année 2020, vous n’avez toujours pas reçu votre facture pour la tonte du gazon. Vous appelez votre fournisseur afin de l’obtenir. On vous dit que ça sera envoyé sous peu. Ce n’est pas idéal, mais il est possible que les nouveaux propriétaires aient des difficultés avec leur facturation.
Vous décidez d’enregistrer votre dépense de tonte de gazon, fermer votre année financière 2020 et faire vos déclarations d’impôts. Vous aurez la facture sous peu pour justifier votre dépense.
Il est à noter qu’en tant qu’entreprise ou organisation, la tonte de gazon est une dépense que vous pouvez déduire de nos revenus.
Vous faites votre budget 2021. Vous faites votre budget en prévoyant une hausse de 5% d’augmentation sur le prix de votre tonte pour l’année précédente.
Réel 2020 : 21 000$ // demeure incertain!
Budget 2021 : 21000$ X 1,05% = 22 050$
En 2021, vous ne recevez pas votre facture de 2020 ni votre facture 2021. Cela devient un problème puisque vous n’avez pas de document pouvant justifier vos dépenses de tonte de gazon. Vous appelez votre fournisseur qui vous indique qu’il va vous envoyer le tout sous peu. Il manque de temps! Habituellement, c’est là que vous mettez un terme à votre relation avec ce fournisseur. Cependant, vous lui donnez une chance.
À nouveau, vous comptabilisez la dépense 2021 de tonte de gazon, fermer votre année financière 2021 et faire vos déclarations d’impôts. Vous espérez obtenir la facture sous peu pour justifier votre dépense.
Vous continuez de demander votre facture à votre entreprise de tonte de gazon pour l’inscrire dans votre comptabilité. Il est nécessaire d’avoir le document justificatif pour justifier la dépense en cas de vérification de l’ARC ou de revenus Québec sans quoi la dépense sera invalidée.
En 2022, vous faites votre budget ainsi encore en prévoyant une augmentation de 5%.
Réel 2021 : 22 050$ // demeure incertain!
Budget 2022 : 22 050$ X 1,05% = 23 152,50$
Encore une fois, vous terminez votre année et vous n’avez toujours par reçu la facture de tonte de gazon 2020, 2021 et maintenant vous n’avez pas 2022. Malgré tout, vous maintenez le lien avec ce fournisseur. Vous faites votre déclaration d’impôt et espérez avoir la facture comme pièce justificative de la dépense sous peu.
Vous faites votre budget 2023 en prévoyant à nouveau 5% d’augmentation sur votre facture de tonte de gazon.
Réel 2022 : 23 152,50 // demeure incertain!
Budget 2023 : 23 152,50$ X 1,05% = 24 310,12$
À la fin de 2023, vous recevez finalement vos factures de tonte de gazon pour les années 2020, 2021 et 2022 en même temps. À votre grande surprise, votre facture 2020 s’élève à 42 000$ au lieu de 21 000$ comme prévu. Le double! Ce qui veut dire que votre budget explose pour toutes vos années précédentes et surtout pour votre année en cours puisque vous devez corriger cette année tous les écarts des années précédentes.
Voici le résultat d’un fournisseur qui envoie ses factures trois ans plus tard au double du montant prévu :
| Années | Nouveaux coûts | Coûts prévus | Écarts |
| 2020 | 42 000$ | 21 000$ | -21 000$ |
| 2021 | 44 100$ | 22 050$ | -22 050$ |
| 2022 | 46 305$ | 23 152,50$ | -23 152,50$ |
| 2023 | 48 620,25$ | 24 310,12$ | -24 310,12$ |
| -90 512,62$ |
Cela représente donc un écart dans le budget de 2023 de 90 512,62$ sur un montant de 21 000$ à l’origine. Une explosion budgétaire de 69 512,62$ soit, 331% sur la période. En tant qu’entreprise, comment expliquez-vous cela à vos partenaires d’affaires? Certes, vous exigez des explications de votre fournisseur au plus vite!
Sachez que bien des entreprises refusent de payer la facture qui des années plus tard. Évidemment, la plupart d’entre eux mettront fin à l’entente avec ce fournisseur bien avant. Cette gestion financière malsaine cause des dommages sur votre organisation.
En comptabilité, il existe un principe simple connu de tous qui se nomme, “le rapprochement des produits et des charges”. En gros, les revenus et les dépenses doivent être comptabilisées au moment où elles surviennent. Pas deux ans après!
Définition
Principe comptable en vertu duquel les coûts sont passés en charges et rapprochés des produits, directement ou par répartition systématique et logique, dans la période où les produits qu’ils ont contribué à générer ont été constatés. Ils sont alors pris en compte dans le calcul des résultats au cours de la même période, contribuant à une mesure plus appropriée du résultat net de la période.
Référence : https://vitrinelinguistique.oqlf.gouv.qc.ca/fiche-gdt/fiche/503517/rattachement-des-charges-aux-produits
Finalement, si comparaît par hasard, le présent scénario dans un contexte d’une entente de services entre deux municipalités, cela peut causer des maux de tête à la municipalité qui exerce une comptabilité saine et suivant des principes comptables reconnus. Celle-ci ne veut pas causer de conflit, mais doit tout de même pouvoir planifier, suivre et respecter ses dépenses afin de les justifier auprès de sa population.
N’hésitez pas à poser des questions via les commentaires. J’ai tenté de vulgariser au mieux de mes connaissances.
